Como Consultar XML de Notas Recebidas de Fornecedores
A rotina Notas Recebidas ajuda o estabelecimento a consultar NF-e emitidas por fornecedores contra o seu CNPJ. Com ela, fica mais fácil acompanhar compras, conferir documentos fiscais recebidos, baixar o XML quando ele estiver disponível e registrar a manifestação da NF-e.
Esse acompanhamento é importante porque nem toda nota recebida chega primeiro pelo e-mail ou pelo fornecedor. Ao consultar a SEFAZ pelo sistema, o estabelecimento ganha uma visão organizada das notas destinadas ao seu CNPJ e consegue identificar rapidamente documentos que precisam de conferência.
A tela também ajuda a perceber quando uma NF-e foi emitida para o CNPJ do estabelecimento por engano ou sem relação com uma compra real. Nesses casos, a manifestação permite registrar que a operação não foi reconhecida ou que não se concretizou, conforme a situação conferida pelo contador.
Por que usar essa rotina?
Use a rotina para conferir notas de fornecedores, acompanhar a situação da NF-e, verificar se o XML já está completo, registrar ciência ou manifestação e manter um histórico das consultas realizadas na SEFAZ. Ela também ajuda quem usa a entrada de nota pela chave de acesso, porque o sistema pode baixar o XML e preencher a entrada automaticamente com os dados da NF-e recebida.
Onde acessar
No menu lateral do sistema, acesse:
Compras > Notas Recebidas
Antes de começar
A rotina fica disponível para estabelecimentos no Plano Avançado e precisa estar ativada nos parâmetros do sistema. Também é necessário que os dados fiscais e o certificado digital do estabelecimento estejam configurados, pois a consulta é feita junto à SEFAZ.
Em Configurações > Parâmetros > Nota Fiscal, além de ativar o recebimento de notas fiscais, o estabelecimento pode escolher se deseja manifestar ciência automaticamente nas notas recebidas. Quando essa opção estiver ativa e uma NF-e chegar apenas como resumo, o sistema registra a Ciência da Emissão e tenta buscar o XML completo logo em seguida.
Por que existe a ciência automática?
A Ciência da Emissão serve para informar que o estabelecimento tomou conhecimento da NF-e, mas ainda não confirmou se a operação realmente ocorreu. Conforme o Portal Nacional da NF-e, esse evento permite que o destinatário obtenha o XML da nota.
Por isso, para o XML completo ficar disponível, é necessário registrar pelo menos a Ciência da Emissão. Se a ciência automática estiver desativada, esse registro precisa ser feito manualmente em cada NF-e. Ao ativar essa opção, o sistema faz essa etapa sozinho quando a nota chega como resumo e já tenta buscar o XML completo em seguida.
Referência oficial: Portal Nacional da NF-e - Perguntas Frequentes sobre Eventos de Manifestação do Destinatário.
1. Entenda a sincronização das notas recebidas
Depois que o recurso estiver ativo nos parâmetros, o sistema passa a consultar a SEFAZ de forma automática. Assim, o estabelecimento não precisa entrar na tela todos os dias apenas para clicar em Sincronizar.
O botão Sincronizar serve para fazer uma consulta manual quando o estabelecimento quiser atualizar naquele momento, como na primeira utilização da rotina ou em uma conferência pontual.
A tela mostra o controle da busca na SEFAZ, com a última sequência consultada, a sequência máxima encontrada, a quantidade pendente e a previsão da próxima sincronização automática. Essas informações servem para indicar se ainda existem documentos a consultar.
O termo NSU pode aparecer nos históricos. Ele é apenas um número de sequência usado pela SEFAZ para organizar os documentos retornados na consulta. No uso do dia a dia, basta entender que ele ajuda o sistema a continuar a busca do ponto correto.
| Tipo | Emissão | Emitente | Chave | Valor | Situação | XML | Manifestação | Opções |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| NF-e | 03/06/26 | Fornecedor Modelo CNPJ: 12.345.678/0001-90 |
352606... | R$ 1.240,00 | Autorizada | Completa | Ciência | Manifestar / XML / Eventos |
| NF-e | 02/06/26 | Distribuidora Exemplo CNPJ: 98.765.432/0001-10 |
352606... | R$ 680,00 | Autorizada | Resumo | Sem manifestação | Manifestar / Eventos |
2. Use os filtros para encontrar uma nota
Depois da sincronização, use os filtros da parte superior para localizar documentos específicos. É possível pesquisar por período de emissão, tipo, chave de acesso, documento do emitente e faixa de valor.
Esse filtro ajuda quando o estabelecimento precisa encontrar uma nota de um fornecedor específico, conferir uma compra de determinado valor ou localizar uma chave de acesso enviada pelo contador ou pelo próprio fornecedor.
3. Confira as colunas principais
A listagem mostra os principais dados da nota recebida:
- Tipo: identifica o documento recebido.
- Emissão: mostra a data e hora da emissão.
- Emitente: mostra o fornecedor e o documento dele.
- Chave: mostra a chave de acesso da NF-e.
- Valor: mostra o valor total do documento.
- Situação: indica se a nota está autorizada, cancelada ou em outra situação retornada pela SEFAZ.
- XML: mostra se o documento está apenas em resumo ou se o XML completo já está disponível.
- Manifestação: mostra a manifestação atual da NF-e.
4. Baixe o XML quando estiver disponível
Na coluna XML, quando aparecer Completa, abra o menu de opções da nota e clique em XML. O arquivo será aberto para download e pode ser enviado ao contador ou usado para conferência interna.
Quando a nota ainda estiver como Resumo, o sistema mostra os dados principais recebidos da SEFAZ, mas o botão de XML aparece apenas quando o arquivo completo estiver salvo.
5. Registre a manifestação da NF-e
Para uma NF-e, abra o menu de opções e clique em Manifestar. O sistema abrirá a janela para registrar uma das opções disponíveis.
A manifestação ajuda o estabelecimento a registrar sua posição sobre a nota. A Ciência não é a manifestação final; ela apenas indica conhecimento da emissão e pode liberar a obtenção do XML. Já Confirmação, Desconhecimento e Não realizada são usadas para informar a posição conclusiva sobre a operação.
Quando a nota aparecer para o CNPJ do estabelecimento, mas a compra não foi solicitada ou não é conhecida, a opção Desconhecimento ajuda a registrar essa posição. Quando a compra existiu, mas a entrega ou a operação não se concretizou, a opção Não realizada pode ser usada conforme a conferência do caso.
6. Consulte os eventos da nota
No menu de opções, clique em Eventos para ver o histórico daquela nota. Essa janela mostra os eventos registrados, se foram aceitos pela SEFAZ, o status retornado, protocolo e mensagem de retorno.
7. Use os históricos quando precisar acompanhar a sincronização
A tela possui três atalhos de histórico:
- Histórico sincronizações: mostra as consultas feitas na SEFAZ, com os números de sequência, status e retorno.
- Histórico de documentos: mostra os itens recebidos na distribuição da SEFAZ e o status de processamento. Na tela, esse atalho aparece como Histórico NSU.
- Histórico eventos: mostra eventos de manifestação e retornos ligados às notas.
Esses históricos ajudam quando o estabelecimento quer entender se a consulta foi executada, se houve retorno da SEFAZ ou se algum documento precisa ser reprocessado.
Resumo
A rotina Notas Recebidas fica em Compras > Notas Recebidas. Ela permite sincronizar notas emitidas por fornecedores contra o CNPJ do estabelecimento, pesquisar documentos, conferir situação e manifestação, baixar XML quando estiver completo e acompanhar os históricos de consulta, documentos e eventos. Nos parâmetros de Nota Fiscal, também é possível ativar a Ciência da Emissão automática para facilitar a busca do XML completo quando a nota chegar inicialmente como resumo.